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会展预备阶段的文案简介

　　 一、 会展预备阶段的文案的概念：

　　 会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。

　　 二、 会展预备阶段的文案种类：

　　 一般来说，会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。

第二节 会展预备阶段的文案写作

　　 一、《展会立项策划书》的写作

　　 （一）《展会立项策划书》的概念：

北京兴远时代广告有限公司认为 所谓展会立项策划，就是根据掌握的各种信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的展览会的初步规划内容，　　主要包括：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、相关活动计划等。

　　 《展会立项策划书》是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和方法，它是对以上各项内容的归纳和总结。

　　 （二） 展会立项策划书的内容结构：

　　 一般地，《展会立项策划书》主要包括以下内容：

　　 在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。

　　 在策划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。

　　 10、人员分工、招展招商和宣传推广计划

人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。

人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。

招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。

招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。

宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。

11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划

　　 展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举办。展会进度计划安排得好，展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。

　　 现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排，它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序良好。

　　 展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是展会的有益补充。

　　二、《展会项目立项可行性研究报告》的写作

　　 （一）《展会项目立项可行性研究报告》的概念

　　 完成了《展会立项策划书》，并不意味着该立项的展会就可以举办了。项目立项只是对举办什么题材的展会和如何举办该展会提出了一个初步的意见，制定了一套初步的方案，至于该展会是否真的可以举办和该方案是否真的可行，还需要对该展会项目及方案进行可行性分析。可行性分析的结论及其他必须考虑的因素，才是决定最后是否可以举办该展会的最终依据。

　　 《展会项目立项可行性研究报告》就是在对展会立项进行可行性分析的基础上完成的研究报告。展会立项可行性分析是展会项目立项策划的继续。展会项目立项策划主要是在掌握各种信息的基础上，初步提出计划举办的展会“是什么样的”；展会立项可行性分析则是在仔细研究各种信息的基础上，深入分析举办展会立项策划提出的“那样的展会”是否可行，为最后是否举办该展会提供科学的决策依据。

　　 如果展会立项策划通过可行性分析，证明计划举办展会的市场条件具备，项目具有生命力，各种执行方案策划合理，项目在经济上可行，风险较小且有一定的社会效益，就可以通过该展会立项策划，决策举办该展会了。

（二）《展会项目立项可行性研究报告》的内容结构

　　 《展会项目立项可行性研究报告》要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明，并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。因此，《展会项目立项可行性研究报告》主要包括以下几项内容：

　　 1、 市场环境分析

（1） 宏观市场环境：包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。

　　 （2） 微观市场环境：包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。

（3） 市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。

　　 2、 展会项目生命力分析

　　 （1） 项目发展空间：即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。

　　 （2） 项目竞争力：包括展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。

　　 （3） 办展机构优劣势分析

　　 3、展会执行方案分析

　　 1）对计划举办的展会的基本框架进行评估，具体包括：

　　 (1)展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突。

　　 (2)办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。

　　 (3)展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会。

　　 (4)在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。

　　 (5)展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。

　　 (6)办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉。

　　 (7)展会定位与展会规模之间是否有冲突。

　　 2）招展招商和宣传推广计划评估

　　 （1） 招展计划评估

　　 （2） 招商计划评估

　　 （3） 宣传推广计划评估

　　 3、 展会项目财务分析

　　 （1） 价格定位

　　 （2） 成本预测

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